Как лучше всего продвигать безбумажную среду?
Одна проблема, с которой я сталкиваюсь в современном офисе, заключается в том, что люди все еще склонны создавать физические копии цифровых носителей (таких как руководства по программам и спецификации). Я понимаю, что в некоторых случаях целесообразно создавать физические копии, но многие из этих физических копий в основном не используются, они просто лежат на полке, чтобы, возможно, однажды пролистать их, чтобы найти какой-то кусок информации. Это не только пустая трата бумаги, но также пространство и время, необходимое для распечатки и сопоставления всех этих печатных документов. Также требуется больше времени для использования, потому что эти элементы не могут быть проиндексированы и найдены как цифровые копии.
Каковы хорошие способы продвижения безбумажной среды на рабочем месте? Моя компания уже внедрила компанию Wiki. Пока что это, кажется, оказало влияние на наше использование бумаги, но некоторые люди все еще думают, что это слишком хлопотно.
12 ответов
Конечно, это не будет работать для всех, но я недавно провел год в небольшой компании по разработке веб-приложений (до 25 человек), у которой не было принтеров и копиров. Только владелец имел один маленький принтер в своем запертом офисе. Поскольку у них никогда не было принтеров или копиров, их рабочие схемы развивались, чтобы не использовать бумагу.
Это было таким шоком для меня, так как я традиционно работаю с большим количеством бумаги. Я использую его, чтобы частично контролировать свой рабочий процесс - если это необходимо сделать, на моем столе есть лист бумаги (электронная почта, Word doc, распечатанная задача отслеживания ошибок). Я сделал бы пометки в документе о шагах, которые мне нужно было сделать, чтобы выполнить задачу.
Конечно, мы использовали систему отслеживания ошибок / контроля изменений. Итак, все мои задачи для моего веб-кодирования были в этой системе.
Я научился лучше организовывать свою электронную почту и иметь хорошую структуру файловых папок в Windows. По иронии судьбы, я был более тщательным в удалении ненужных электронных документов. Я сохранил только полезные вещи. Мой почтовый ящик всегда был пустым, потому что все было быстро перемещено в папку.
Рабочий стол у всех был действительно чистым, и у нас не было выдвижных ящиков. У всех нас было как минимум два монитора.
Распространяйте документы в электронном виде (например, Sharepoint) и поручайте людям распечатывать что-либо. Убедитесь, что у людей хорошие большие экраны, чтобы они могли легко читать текст на экране и на ЖК-дисплеях, чтобы частота обновления не повредила их глазам.
Купи себе действительно хороший сканер документов. У вас всегда будет какое-то количество поступающей бумаги, если вы легко сможете конвертировать их в цифровую форму, это очень поможет. Я бы порекомендовал Fujitsu ScanSnap 510.
И убедитесь, что у вас действительно хорошие чертовы резервные копии:)
Избавьтесь от принтеров.
Шутки в сторону.
Я понимаю, что это не реально. Я пытался помочь безбумажному магазину моей жены, а это всего 4 сотрудника, но поскольку принтер все еще там, они просто не будут этого делать. Помогло то, что я установил принтер по умолчанию на всех рабочих станциях для печати на общий ресурс Windows, используя драйвер печати PDF Writer, поэтому некоторые проблемы решены (у нас есть несколько коробок ежедневных отчетов о продажах в ее офисе, которые, к счастью, больше не генерируются).
Моя компания приносит ноутбуки на наши встречи по статусу в понедельник, а затем распечатывает копии распространенной повестки дня (копии которой у всех нас есть в электронной почте). Вы просто не можете победить на самом деле.
Как уже упоминали другие, вы можете не выиграть, но если ваше общее стремление будет идти зеленый, советы и хитрости можно найти в блоге моего друга:
Не.
Я считаю, что справочник по программированию или руководство по программированию гораздо полезнее, когда он может лежать на моем столе рядом со мной, вместо того, чтобы переключаться между этим и Eclipse и всеми другими вещами, которые я открываю одновременно. Кроме того, мне нравится, когда я могу писать вещи повсюду, подчеркивать важные отрывки и т. Д. Потеря способности искать документ действительно не проблема. Если это справка, которую я хорошо знаю, у меня не возникнет проблем с поиском нужного мне отрывка, и тогда он будет удобно лежать на моем столе, где я просто перевожу взгляды, а не перемещаю окна на экране.
Если по какой-то причине это то, что вам ДЕЙСТВИТЕЛЬНО нужно сделать, избавьтесь от принтеров и дайте вашим разработчикам по два-три больших ЖК-дисплея каждый. Я думаю, что лучшая альтернатива состоит в том, чтобы настроить принтеры на автоматическую двустороннюю печать и обеспечить подшивку гребня в копировальной комнате. Это побудит людей относиться к распечаткам как к "книгам", а не к пачке бумаги, которая в какой-то момент будет выброшена. Вместо того, чтобы выбросить пакет, когда он готов, он идет на их книжную полку, и они снова вытаскивают его, когда понимают, что он все еще нужен, вместо того, чтобы печатать другую копию.
Если вы так озабочены тем, чтобы быть "зеленым", купите переработанную бумагу и имейте больше мусорных корзин, чем мусорных баков. Сделать проще переработать, чем выбросить.
Тот факт, что вы предпочитаете не использовать бумагу, не означает, что все остальные могут эффективно работать таким образом. Некоторым из нас иногда бывает трудно читать экран. Мой недавно умерший парень не мог прочитать разрешение меньше 800X600. Это означает, что вы не можете видеть много на экране.
Лично, если я пытаюсь найти что-то вроде пропущенного конца в длинном хранимом процессе, я обнаружу, что могу увидеть это намного быстрее, распечатав все это и посмотрев на него таким образом. Кроме того, мне удобнее делать заметки на листе бумаги, чем электронный документ.
Кроме того, я читаю очень быстро, я могу читать документ, вероятно, в 3-4 раза быстрее на бумаге, чем на экране (отчасти потому, что мне не нужно останавливаться, чтобы прокручивать). Да, у меня есть достаточно большой монитор, чтобы видеть всю страницу за раз, но с моими бифокальными очками я не могу на самом деле читать его, когда тип такой маленький. Зачем мне тратить время на чтение на экране, когда бумага быстрее для больших документов? И если во время чтения мне нужно переходить назад и вперед между страницами, гораздо быстрее перейти на страницу, чем искать ее в электронном виде.
И помните, что не у всех есть большие мониторы или двойные мониторы, которые есть у многих разработчиков. Поэтому они не могут видеть много на экране одновременно и не могут одновременно увидеть две страницы документа, когда им нужно ссылаться назад и вперед во время чтения.
Так что в основном я говорю о том, что безбумажные офисы менее эффективны для многих людей, поэтому они не очень популярны.
Прежде всего, все должны использовать ЖК-дисплей, так как его легче прочитать.
Во-вторых, скажите всем, что они могут получить второй ЖК-дисплей, только если они обещают не печатать то, что они могут прочитать на своем ЖК-дисплее.
Также дайте короткий урок о том, как эффективно использовать два монитора. (В основном, один для основной работы, второй для чтения)
Избавление от принтеров и копиров заставило бы всех безбумажных, но я не думаю, что это идеальное решение. Я бы порекомендовал вместо этого создать хорошую программу утилизации. Бумага легко перерабатывается. Также большая часть бумаги сегодня поступает из управляемых лесов. Воздействие на окружающую среду минимально. Также приобретите несколько хороших сканеров, программное обеспечение для оптического распознавания символов и настройте серверы с достаточным объемом памяти для работы в качестве виртуальных шкафов для хранения документов.
Все зависит от личных предпочтений. Некоторые люди любят читать на экране компьютера. Но некоторые люди могут не предпочесть экран. Они имеют тенденцию вынимать отпечаток из всех возможных вещей.
ИМО вы можете продвигать использование двусторонней печати. Infact печать нескольких страниц на одном листе A4. Это должно уменьшить потери до некоторого предела.
В остальном я знаю компанию, которая публикует еженедельный список людей, получивших максимальное количество распечаток на рабочих местах. Это, безусловно, отпугнет некоторых людей, которые просто берут распечатку ради ее распечатки.
Мне нравится бумага, и я думаю, что это лучшая поверхность для чтения. По моему мнению, вы не должны запрещать печать - или заставлять офис выходить без бумаги.
Вместо этого, возможно, вы могли бы поощрить повторное использование. После того, как документ распечатан и прочитан, раздайте его коллегам, которым он также может понадобиться. "Круглый конверт" (из-за отсутствия лучшего названия) - это особенность многих традиционных офисных сред, которая довольно хороша в этом отношении.
Также печать двухсторонняя.