Система управления контентом / документами / проектами - что подходит для моих нужд?
Так что я только что начал стажировку в этой некоммерческой компании, и это круто. Моим первым заданием было найти программу, которая бы хорошо работала для компании и ее пользователей. Я и некоторые члены команды только что закончили обобщать то, что я считаю хорошим списком для необходимой функциональности. До того, как я начал работать, я никогда не слышал о системах управления контентом / документами / знаниями / проектами. Поэтому я провел небольшое исследование по многим другим программам и сузил их до Joomla, activeCollab, Basecamp, sharepoint и еще нескольких. Какая программа лучше всего соответствует моим потребностям? Это не должно быть из списка, который я только что написал, это просто программы, которые появились первым, когда я начал поиск.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Поиск по ключевым словам Поиск Расширенный поиск: Возможность помечать и искать документы по различным категориям, например, по типу файла (например, PDF, Word и т. Д.), Служебной строке (например, сбор средств, стратегия и т. Д.), Типу документа (например,, результат, набор данных и т. д.) Поиск в документе
Категоризация Простая навигация для просмотра всего контента Простая настройка и изменение дерева / иерархии, используемой для просмотра контента
Рабочие комнаты Предоставьте каждой команде отдельную рабочую комнату для публикации своих собственных документов. Легко перемещаться из рабочих комнат команды в наборы инструментов (лучше всего, если рабочие помещения группы находятся в той же системе, в которой находятся наборы инструментов)
Контроль версий Возможность увидеть, какой файл самый последний
Безопасность Защита паролем Многоуровневая безопасность, то есть определенные разрешения для определенных пользователей (для создания рабочих комнат, изменения дерева навигации, изменения наборов инструментов, просмотра / публикации командных файлов и т. Д.)
Многолетняя поддержка Легко "архивировать" старые рабочие помещения или файлы, чтобы навигация не загромождалась со временем
Совместное использование в рабочих группах. Возможность для опытных пользователей получить доступ к нескольким рабочим комнатам группы. Возможность отправлять документы из одной группы в другую или в наборы инструментов (с помощью простого тегирования или простой функции "отправки").
Загрузка. Возможность загрузки файлов в рабочие комнаты. Возможность отправки нового файла на рассмотрение для инструментария (а не файла в настоящее время в любой рабочей комнате).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
Оповещение об отказе от обмена сообщениями о загруженных файлах или изменениях существующих файлов
Контроль версий Возможность увидеть, у кого файл получен
Доступ внешнего клиента к определенным документам
На нашем веб-сайте пользователи получают доступ с нашего веб-сайта. Похоже, он находится на нашем веб-сайте.
Инструменты для совместной работы Календарь команды Блог / Форум Мгновенный чат WebEx/ Удаленная презентация (для виртуальной встречи команды)
Рейтинги 1-5 Звездный рейтинг документов (по сообществу пользователей) Поиск и сортировка документов по рейтингу (лучшие документы отображаются первыми в результатах поиска)
Одновременное редактирование Несколько человек могут редактировать один и тот же документ одновременно
Рабочий процесс Возможность пометить файл для проверки другим пользователем (возможность "эскалировать" файл для просмотра кем-то другим) Сообщения об оповещениях, когда файл помечен для пользователя
2 ответа
Большинство функций, которые вы упомянули выше, доступны бесплатно с помощью Plone - приложения, которое работает поверх Zope. Я на самом деле создал и развернул экземпляр Plone для непрофессионала, у которого было много функций, упомянутых выше. Их функции могут не иметь одинаковых имен, но вы получаете много одинаковых функций.
Вот что действительно понравилось моим пользователям в Plone:
- Возможность индексировать содержимое документов MS Office, чтобы люди могли искать документы на основе содержимого в дополнение к свойству и тегам / ключевым словам.
- Юзабилити. Тема по умолчанию для Plone - не самая яркая вещь, которую вы когда-либо видели, но она удобна в использовании.
- Насколько легко было изменить систему и добавить новые сайты или функционал.
Вот что мне понравилось в Plone:
- Нулевые затраты на лицензирование. Я был в состоянии реализовать функции, которые обычно приходят только в очень дорогих системах бесплатно. И я знаю об этих типах затрат, потому что я администрирую системы FileNet для жизни
- Это было очень легко установить, обновить и администрировать. Пожалуйста, возьмите это "профи" с долей соли, если вы не профессиональный системный администратор:)
- В общем, с ним было очень легко работать.
И вот мои минусы:
- Если вам нужно, чтобы веб-сайт был доступен в общедоступном Интернете, ваши расходы на хостинг могут оказаться выше, чем ожидалось. Определенно дешевле создать ванильный сайт Joomla, чем создать ванильный сайт Plone. Обратите внимание, что вам кажется, что вам нужно гораздо больше, чем ванильная система управления контентом, поэтому они могут не иметь никакого значения в стоимости хостинга.
- Plone построен на Zope, а Zope - сервер приложений. Его легко настроить и использовать, но он работает немного иначе, чем многие другие веб-серверы и серверы приложений. Если вы привыкли управлять стеком LAMP, то это будет иначе (но не обязательно плохо).
Один из последних доводов верен для всех современных систем управления контентом: не давайте своим пользователям достаточно веревки, чтобы повеситься. Когда на вики и блог до веб-сайта уходит 2 минуты, пользователи ожидают, что вы будете постоянно добавлять новые сайты. Каждый новый сайт добавляет много административной работы на ваш планшет, поэтому постарайтесь получить как можно больше функциональности от каждого сайта, который вы добавляете.
Надеюсь, это поможет!
Том Пурл
Базовый лагерь. Даже если он не имеет всех функций, которые, по вашему мнению, вам нужны, он делает то, что должен (37Signals любит разглагольствовать о слишком многих функциях, они вам не понадобятся (YAGNI) и т. Д.)
Joomla это боль. Activecollab - плохой клон базового лагеря (если только за год он сильно не изменился или не изменился с тех пор, как я пытался использовать его для оплаты базового лагеря).