ECM: миграция документов, ссылающихся на другие документы

Question

Наша компания решила перейти от библиотек документов SharePoint к OpenText LiveLink для управления корпоративным контентом (ECM). Мы столкнулись со следующей проблемой:

У нас есть тысячи документов, которые ссылаются друг на друга в настоящее время в SharePoint. Когда мы переместим их в новую систему ECM, эти ссылки будут разорваны. Есть ли способ исправить это, не делая это вручную (что практически невозможно)? Мы хотим, чтобы документы ссылались друг на друга в новой системе с новыми ссылками. Мы используем абсолютные пути в старой системе.

Answer 1

(Отказ от ответственности: я работаю в компании, которая имеет большой опыт в таких миграциях, и у нас есть специальные инструменты для них.)

Вам необходимо сопоставить старый (SharePoint) и новый (LiveLink) пути документов.

Простой двухэтапный процесс миграции заключается в следующем:

1. Скопируйте документы из SharePoint в LiveLink и заполните таблицу сопоставления во время миграции.
   
   • Ссылки в LiveLink могут быть
     • изменен, чтобы указать на фиктивный узел LiveLink,
     • оставлено пустым.
2. Исправьте неработающие ссылки в LiveLink с помощью таблицы сопоставления.

Answer 2

Как упоминалось в других ответах, существует два типа ссылок, которые могут быть нарушены при миграции:

1. Связи, которые обрабатывает ECM, с такой терминологией, как "Связанные с" или "Отношения"
2. Ссылки внутри самого документа, такие как связанные электронные таблицы Excel или изображение, на которое есть ссылка в документе Word

Другие ответы обсуждали первое, где это в первую очередь табличный подход.

Во-вторых, я нашел только один инструмент, который делает это адекватно: LinkFixer от LinkTek. Последние обновления поддерживают SharePoint Online. Полезно для моих нужд, они также поддерживают контент-сервер OpenText. Ваш пробег может отличаться, но я бы порекомендовал использовать его несколько раз успешно.

У них есть бесплатная версия, которая просто сообщает о ссылках под названием LinkReporter.

Основными недостатками являются цена и то, что она довольно медленная, что понятно, учитывая, что она должна прочитать каждый файл, найти связанные объекты и затем исправить их после миграции, если они сломаны.

Отказ от ответственности: я работаю на партнера OpenText, но не имею финансовых отношений с LinkTek.

Answer 3

Существует система API веб-служб для любых операций в Livelink(Content Server), таких как: загрузка файла, сопоставление нескольких файлов друг с другом (например, то, что вы хотите сделать). Вы должны обязательно взглянуть на эти веб-сервисы. Почти все включено в веб-сервисы, но если вы не делаете очень специфический (экстремальный) случай с API, вы можете взглянуть на БД, чтобы понять, как это сделать (но это не подходящий способ, и это очень сложно и опасно для согласованности БД Livelink).